13. mars kom ei midlertidig forskrift som gjer det lettare å halde fjernmøte for folkevalde organ. Forskrifta gjeld til 1. august. Det enkelte organet godkjenner sjølv fjernmøte ved å godkjenne møteinnkallinga. Dette gjeld også lukka møte.
Det er ikkje utvida adgang til å ha møte som skriftleg kommunikasjon. Om ei sak skal handsamast skriftleg, må strenge vilkår til hastesaker vere oppfylt (kommunelova §11-8).
Kommunen kan og ha fjernmøte om dei ikkje har tekniske løysingar som gjev ålmenta tilgang. Då vert dei oppmoda om å gjere lyd- eller videoopptak tilgjengeleg.
– Det finst mange ulike program for å løyse dette, så alle bør ha høve til å gje tilgang til møta, meiner redaktør Tore Aarflot i lokalavisa Møre.
Opna opp
Allereie før den midlertidige forskrifta kom, opplevde han at Ørsta kommune melde at dei skulle halde eit formannskapsmøte via Google Meet, og at det ikkje ville vere tilgang for andre enn medlemane i formannskapet. Etter at Møre greip fatt i saka (+), vart møtet likevel tilgjengeleg for media som melde seg på. Ein SV-politikar sa også til Møre at ho ikkje ville delta i møtet om det ikkje vart opna opp.
I Volda kommune fekk avisa Møre delta i kommunen si testing av kva program dei skulle bruke for utvalsmøte.
– Det har gått veldig greitt å delta i fjernmøte. Vi får tilsendt ei lenke så vi kan delta, seier Tore Aarflot.
Fekk eigen pressekontakt
Kommunen har og lytta til andre innspel frå avisa Møre. Til dømes melde dei tidleg frå om at noko burde gjerast med pressekonferansane, der det var mykje folk samla. Kommunen starta då med streaming av pressekonferansane. Redaksjonen kan melde inn spørsmål før eller undervegs i pressekonferansen.
Redaksjonen har og fått ein eigen pressekontakt i kommunen.
– Det har fungert veldig fint med eigen pressekontakt. Det er ikkje lett å ha direkte kontakt med kommuneoverlegen, som sjølvsagt har det travelt. Det har vore lettare å ha kontakt med ordføraren, seier Tore Aarflot.
Delegerer ansvar til krisestaben
Med i kommunane sine krisestabar er vanlegvis ordførar og eventuelt varaordførar, kommunedirektør og andre aktuelle leiarar i kommunen. Krisestaben skal halde seg oppdatert på situasjonen og drøfte kva som bør gjerast. Krisestaben er ikkje eit folkevald organ, så avgjersler på eit politisk nivå må utgreiast og kome på sakslista til det aktuelle folkevalde organet. Er det snakk om hastesaker, kan kommunestyret og andre folkevalde organ delegere ansvar. Ordføraren kan til dømes få mynde til å gjere vedtak på politisk nivå i hastesaker.
Offentleglova gjeld som før
Mange offentlege organ får svært mange innsynskrav knytt til koronakrisa. Det er ikkje aktuelt å setje til side offentleglova av den grunn, slik det kom forslag om i høyringsrunden om koronalova.
– Offentleglova må gjelde, og det er særleg viktig no, seier kommunal- og moderniseringsminister Nicolai Astrup i ei pressemelding.
Kommunal- og moderniseringsdepartementet har laga ei rettleiing som skal gje meir effektiv og lik handsaming av innsynskrava. Ein må likevel rekne med at det kan ta noko lengre tid enn vanleg å få svar.